Choisir entre Microsoft 365 et Google Workspace exige d’analyser l’usage, la sécurité et le coût pour votre équipe. La décision affecte la gestion des comptes, l’hébergement du courrier et la collaboration quotidienne.
Atelier Nova, une PME fictive, a testé les deux suites pendant plusieurs semaines pour éclairer ce comparatif pratique. Les points essentiels suivent pour alimenter votre décision et guider le lecteur vers un choix adapté.
A retenir :
- Hébergement mail robuste avec Gmail et filtrage performant
- Stockage généreux dans OneDrive pour utilisateurs exigeants
- Intégration forte Office et applications locales
- Collaboration en temps réel fluide via Docs et Teams
Installation et gestion des utilisateurs Microsoft 365 vs Google Workspace
Comme liaison avec l’étape synthétique précédente, la mise en route influence immédiatement la productivité de l’équipe. Le processus d’installation de chaque suite mérite une lecture attentive en regard des compétences IT disponibles.
Microsoft impose souvent une configuration d’un domaine temporaire et des étapes détaillées pour la synchronisation avec Active Directory. Selon Microsoft, cette approche vise à garantir une configuration complète et sécurisée avant déploiement.
Google privilégie une interface d’installation plus linéaire, mais certains paramètres peuvent favoriser automatiquement un plan supérieur. Selon Google, l’assistant simplifie l’essentiel, tout en laissant le réglage fin aux administrateurs.
Pour Atelier Nova, la facilité perçue a dépendu de l’habitude aux outils Microsoft ou Google, ce qui a orienté le choix vers une solution connue. Cette comparaison prépare l’examen des capacités de messagerie et de productivité.
Points techniques :
- Assistant d’installation guidé et paramètres par défaut
- Synchronisation avec annuaires locaux et cloud
- Contrôles d’accès granulaire pour comptes utilisateurs
- Automatisation des déploiements et scripts
Critère
Microsoft 365
Google Workspace
Complexité d’installation
Étapes supplémentaires pour domaine temporaire
Installation linéaire et assistée
Tableau de bord admin
Vue simplifiée et guidée
Contrôles avancés, courbe d’apprentissage
Intégration annuaires
Connexion Active Directory native
Intégrations via SSO et API
Automatisation
PowerShell et Intune disponibles
Scripts et API Cloud disponibles
« J’ai migré nos comptes vers Microsoft et l’admin center m’a surpris par sa clarté et ses aides intégrées »
Marc L.
Gestion des utilisateurs et sécurité
Ce point se rattache directement à l’installation et conditionne les droits et la conformité de l’entreprise. Les outils proposent des MFA, des politiques d’accès conditionnel et des journaux d’audit pour suivre les modifications.
Selon Microsoft, les politiques d’accès conditionnel et l’intégration avec Azure AD renforcent la protection des comptes professionnels. Selon Google, les règles de sécurité et la console d’administration assurent un contrôle granulaire des sessions et des appareils.
Contrôles de sécurité :
- Authentification multifactorielle requise
- Politiques d’accès conditionnel disponibles
- Logs et rapports d’activités exportables
- Gestion des appareils mobiles intégrée
Automatisation et gouvernance
Ce sous-ensemble se rattache à la gouvernance évoquée ci-dessus et permet d’industrialiser les tâches répétitives. Les scripts et politiques facilitent la création de comptes et l’application de règles de rétention.
Atelier Nova a déployé des scripts pour provisionner des utilisateurs et appliquer une classification automatique des données. Cette pratique a réduit les erreurs humaines et accéléré l’onboarding des nouvelles recrues.
La suite suivante bascule sur l’hébergement des e-mails, dont dépend la fiabilité des communications externes.
Hébergement de la messagerie et collaboration en temps réel
Suite au point sur l’administration, l’hébergement du courrier demeure un critère décisif pour de nombreuses équipes. La réputation de livraison et les outils de collaboration en temps réel orientent souvent le choix final.
Gmail est réputé pour ses capacités de filtrage et sa délivrabilité, ce qui rassure les services commerciaux. Outlook reste apprécié pour son intégration avec le client de bureau et les fonctionnalités avancées de gestion des messages.
Selon IONOS, les deux fournisseurs offrent des solutions professionnelles adaptées, mais chaque environnement exige des réglages fins pour optimiser la livraison. Selon Google, Gmail combine filtrage et intégration Drive pour simplifier le partage fichier.
Fonctionnalités mail :
- Filtrage antispam avancé avec apprentissage continu
- Archivage et règles de conservation configurables
- Interopérabilité avec clients desktop et mobile
- Protection contre l’usurpation et phishing
Élément
Google Workspace
Microsoft 365
Client mail
Gmail web et mobile
Outlook web, mobile et desktop
Délivrabilité
Réputation élevée et filtrage fin
Fiable, dépend des configurations
Intégration stockage
Drive natif dans l’interface
OneDrive intégré avec Outlook
Collaboration en ligne
Docs et Meet pour le travail simultané
Teams et Office Online pour réunions et coédition
« Nous avons vu nos emails marketing mieux atteindre les boîtes de réception grâce à Gmail »
Sophie D.
Collaboration documentaire et stockage
Ce point prolonge la discussion sur le courrier car le partage de documents suit naturellement les échanges professionnels. Les outils rendent possible l’édition simultanée, le versioning et le contrôle des accès.
Docs et Sheets permettent une collaboration instantanée en ligne, tandis que Office propose des applications desktop puissantes. SharePoint complète Microsoft pour la gouvernance documentaire en entreprise.
Usages collaboratifs :
- Coédition en temps réel sur documents partagés
- Contrôle des versions et historique accessible
- Bibliothèques partagées via SharePoint
- Sauvegarde et accès mobile via Drive ou OneDrive
Cas pratique : Atelier Nova
Atelier Nova a choisi une combinaison hybride selon les équipes et leurs besoins métiers spécifiques. Les équipes commerciales ont privilégié Gmail, et les équipes design ont gardé Office pour la compatibilité des fichiers.
Ce choix segmenté a amélioré l’efficacité sans imposer une migration complète d’un seul tenant. L’enjeu suivant concerne le coût et l’évolution vers des plans supérieurs adaptés à la croissance.
Tarification, plans avancés et offres pour organisations spécifiques
Après avoir vérifié l’administration et la messagerie, l’impact financier reste central pour toute décision d’adoption. Les plans supérieurs apportent stockage additionnel, webinaires et versions desktop selon les éditeurs.
Microsoft inclut souvent 1 To de stockage OneDrive par utilisateur dans son plan de base, utile pour équipes produisant beaucoup de contenu. Google propose en plan de base des quotas plus faibles, avec des options d’extension pour entreprises.
Selon Google, l’offre pour organisations à but non lucratif inclut un espace partagé conséquent, idéal pour associations volumineuses. Selon Microsoft, l’offre gratuite nonprofit est pertinente pour petites structures mais limitée en utilisateurs.
Plans et évolutions :
- Mises à niveau avec stockage et fonctionnalités supplémentaires
- Webinaires et enregistrements inclus dans plans supérieurs
- Offres nonprofit différenciées selon l’éditeur
- Options de facturation mensuelle ou annuelle disponibles
Aspect
Microsoft 365
Google Workspace
Stockage de base
1 To par utilisateur
Quota de base réduit, options supérieures disponibles
Plans pour organisations à but non lucratif
Offre gratuite, jusqu’à limitation utilisateur
Offre généreuse, espace partagé très important
Versions desktop
Incluses selon plan
Applications web privilégiées, versions desktop selon offres
Période d’essai
Essai 30 jours disponible
Essai 14 jours courant
« Notre association a profité de l’espace partagé pour centraliser les archives »
Pauline R.
Avis final :
- Adapter le choix aux besoins métiers et à l’expertise IT
- Tester via les périodes gratuites avant engagement
- Prévoir la gouvernance et la montée en charge
- Privilégier essais réels avec cas d’usage concrets
« Après essais, l’approche hybride a optimisé notre productivité sans tout migrer »
Lucas N.
Source : Microsoft, « OneDrive storage limits », Microsoft Docs, 2024 ; Google, « Google Workspace overview », Google Workspace Learning Center, 2024 ; IONOS, « Microsoft 365 vs Google Workspace comparatif », IONOS, 2024.
